¿Qué es la gestión de inventarios y por qué debo realizarla?

¿Qué es la gestión de inventarios?

¡Vamos por partes! Lo primero que debes saber es que el inventario es el conjunto de artículos, productos o materiales que todo negocio pretende vender a sus clientes. Así que, la gestión de inventario es hacer seguimiento a dichos productos desde el momento de su fabricación hasta que llegan a las bodegas o almacenes, y desde estas instalaciones hasta el punto de venta.

De acuerdo con una entrada de blog del sitio web IBM.com, “la gestión de inventarios se refiere a tener los productos correctos, en el lugar adecuado y en el momento preciso”.

Cabe resaltar que, para hacer la gestión del inventario es necesario efectuar un estricto seguimiento de dichos artículos a través de actividades que permitan tener un completo conocimiento del registro, compra y salida del inventario de la empresa. 

Pero ¿por qué es tan importante este asunto de gestionar el inventario? Básicamente, porque si tienes un negocio, debes saber con qué cantidad de artículos o productos cuentas para atender la demanda de tus clientes. De esta manera, puedes saber cuándo hacer tus pedidos, qué cantidades pedir y, por supuesto, tener claro dónde almacenarlos. 

A continuación, te contamos los tres pasos que debes seguir para gestionar correctamente tu inventario:

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Ten en cuenta que, en muchas ocasiones el inventario puede ser el activo más importante de una empresa. ¡Sí, así como lo oyes (o lo lees)! Imagina que tienes un almacén de venta de zapatos y piensa en esto: ¿qué ocurre si no tienes el inventario apropiado en el momento preciso? Pues, sencillamente que no contarías con mercancía suficiente para vender y tus clientes la buscarían en otro lado.

Sin embargo, el problema no solo ocurre cuando no tienes stock de inventario suficiente; también está la otra cara de la moneda. Cuando tienes exceso de inventario también puedes enfrentarte a problemas cómo:

• Mayores costos para almacenarlo y asegurarlo.
• Mayor riesgo de deterioro, robo y daños. 

En esencia, la clave es lograr un equilibrio adecuado entre tener demasiado inventario disponible o no tener suficiente. 

8 beneficios de administrar de forma eficiente tus inventarios

Cualquier tipo de negocio cuya oferta esté centrada en productos y/o artículos, debe gestionar sus inventarios. Por eso, te compartimos ocho beneficios* que trae para tu negocio o empresa una adecuada gestión de inventarios:

1. Controlas las entradas, salidas y ubicación de las mercancías.
2. Utilizas economías de escala.
3. Proyectas las ventas.
4. Reduces los costos derivados de la provisión.
5. Brindas un mayor control del negocio.
6. Mejoras el flujo de efectivo de la empresa para que sea rentable.
7. Detectas mercancías estancadas.
8. Minimizas los niveles de materias primas, el trabajo en progreso y los productos terminados.

* Fuente: https://www.cercatechnology.com/ 

Sistemas de gestión de inventarios

Todas las empresas pueden implementar diversos sistemas de gestión de inventarios de acuerdo con sus particularidades y necesidades. Sin embargo, hay tres métodos principales*:

• Manual: consiste en hacer un recuento físico de artículos y registrar los detalles en papel o en una hoja de Excel. Es muy común en negocios que no cuentan con un software de gestión de inventario.
• Periódico: consiste en hacer el recuento del inventario al final de un periodo contable en lugar de hacerlo después de cada compra y venta. Es un método simple que se adapta mejor a empresas pequeñas con menos productos.
• Perpetuo: es el método más avanzado y consiste en utilizar algún software de automatización que entregue datos en tiempo real. Cuando ocurre algún movimiento en la bodega (por ejemplo, ingreso o venta de una existencia), las personas encargadas de hacer el inventario pueden escanear los códigos de barras de los artículos o las etiquetas RFID con dispositivos portátiles para así, actualizar la información en el sistema.

Piensa en una cadena de restaurantes. Para que un negocio como estos pueda brindar productos frescos y de alta calidad, debe hacer una correcta gestión de inventarios. Esto permite, por ejemplo, saber los niveles de existencias de los vegetales, montar el pedido del pollo que está próximo a acabarse e, incluso, agotar más rápido un lote de quesos que está cercano a su fecha de vencimiento. 

Así pues, como lo menciona la entrada de blog What is inventory management del portal Oracle.com “un software de gestión de inventario puede ayudar a los restaurantes a gestionar sus desafíos al conectar automáticamente las ventas con los niveles de inventario. Los restaurantes pueden tener una vista completa de los pedidos, el consumo, conocer las existencias de ingredientes, evitar el deterioro y administrar sus márgenes”. 

Fuentes: