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Desde el 2020, la facturación electrónica en Colombia es un requisito obligatorio para todos los comercios de diferentes sectores que sean responsables de IVA. Aquí te contamos qué es, cómo funciona, cómo hacer facturación electrónica en tu negocio y más.
El sistema de facturación electrónica es ejemplo del paso que se debe dar hacia la transformación digital de pymes y negocios.
Es uno de los muchos procesos que los comercios pueden automatizar para obtener eficiencia, orden, seguridad e incluso, hacer un guiño al medio ambiente en cuestión de consumo de papel.
En palabras sencillas, la DIAN la explica como: “La evolución de la factura tradicional, que para efectos legales tiene la misma importancia que el papel, sin embargo, se expide y recibe electrónicamente”.
Desde el 2020 y por decreto del gobierno, la factura electrónica es obligatoria para un grupo específico de comercios.
Aquí te contamos más sobre este tema, cómo hacerlo, algunos software de facturación electrónica y sus costos.
1. ¿Quienes deben realizar facturación electrónica?
Todos los negocios que actualmente, en sus operaciones comerciales y ventas por internet, sean responsables de facturar, deben hacerlo implementando el sistema de facturación electrónica:
- Responsables del IVA.
- Responsables del impuesto nacional al consumo (INC).
- Personas o entidades con calidad de comerciantes.
- Personas naturales o entidades que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o en las ventas a consumidores finales.
- Contribuyentes del régimen simple de tributación.
- Entidades del Estado del orden nacional, territorial.
- Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
- Instituciones educativas.
- Actividades de seguros y títulos de capitalización.
De no cumplir con este requisito, los negocios pueden verse obligados a pagar sanciones equivalentes al 1 % de sus operaciones registradas, sin que exceda los 950 UVT, si se incumplen los plazos establecidos la sanción será de 15.000 UVT.
Otra de las sanciones podrá ser el cierre de la operación comercial del negocio.
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¿Cómo hacer facturación electrónica en tu negocio?
Las empresas y los negocios están en libertad de decidir cómo generar la factura electrónica.
Para responder a la pregunta sobre cómo facturar electrónicamente, te recomendamos ver el siguiente video realizado por la DIAN, donde se explican los caminos que se pueden elegir para cumplir con este requisito.
Para generar la facturación electrónica en tu comercio, puedes elegir entre las siguientes opciones:
- Utilizar el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN, que según lo describe la misma entidad: “Es de fácil uso, no se incurre en costos, incluye el certificado de firma digital y permite la generación de una cantidad ilimitada de documentos para emitir y recibir”.
- Considerar un proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN. Actualmente existen más de 90 proveedores tecnológicos que están disponibles para cumplir con este requerimiento.
- A través de un software de facturación electrónica de desarrollo propio que siga las especificaciones de la DIAN.
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4 Beneficios de la facturación electrónica
Según la DIAN: “La Factura Electrónica supone una transformación empresarial porque implica convertir la operación y todos los soportes de las transacciones en documentos electrónicos, ya que hace más eficientes los procesos, es más viable que los empresarios conviertan en electrónicos otros documentos como las órdenes de pedido, de despacho, contratos y órdenes de embarque, y con ello modernicen el funcionamiento de sus negocios”.
Aquí encontrarás otros beneficios de la facturación electrónica que también han sido expuestos por esta entidad en su página web.
1) Reducción de costos
Al ser electrónica, las facturas se almacenan en discos duros y espacios virtuales. Además, se deja a un lado la inversión en papel, impresiones y otros gastos relacionados.
2) Transformación digital
La tendencia de todas las empresas es la de migrar procesos al ámbito digital, ya que los procesos manuales se minimizan, logrando que haya menos margen para el error.
3) Eficiencia
Es un mecanismo que ayuda a incrementar la competitividad de las empresas.
4) Impacto social y ambiental positivo
Con la factura electrónica se contribuye a la protección del medio ambiente y se reduce la evasión de impuestos.
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Proveedores de facturación electrónica
Al momento de comparar el alcance y características que ofrecen las diversas alternativas de software de facturación electrónica, lo primero que debes tener en cuenta son las necesidades y características administrativas de tu negocio.
Así mismo, analizar la relación costo-beneficio que te ofrece cada proveedor y, adicionalmente, el acompañamiento que ofrecen durante la etapa de implementación, prueba y uso de la solución para generar la factura electrónica.
En el mercado existen alrededor de 90 proveedores de facturación electrónica autorizados por la DIAN, aquí te presentamos 5 de ellos y sus planes disponibles para que los tengas en el radar.
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