A partir del segundo semestre de 2021 las empresas colombianas con más de 250 empleados han tenido que implementar el mecanismo de nómina electrónica. Por su parte, las empresas de menor tamaño podrán hacerlo hasta el primer semestre del 2022. Conoce aquí todo lo que debes saber sobre el tema.
La nómina electrónica es una medida que permite reportar los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo y que, a su vez, equivale a una factura. Este documento contiene la misma información que se reporta habitualmente al Sistema de Seguridad Social, reuniendo la información del empleado respecto a sueldo, neto a pagar, deducciones, incapacidades y retenciones. Además de contribuir con el sano balance financiero de tu negocio.
El objetivo de esta implementación es que dichos pagos sean soportes válidos de costos y deducciones del impuesto sobre la renta. Al igual que permitir a los empleados tener conocimiento de las deducciones reportadas por la empresa ante la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y otras entidades de vigilancia.
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Existen 5 normas que soportan la nómina electrónica, pero hay una fundamental que debes conocer, la resolución 0013 de febrero 11 de 2021. Allí se establecen los parámetros básicos de implementación y el anexo técnico en que las empresas se deben basar para una correcta ejecución.
Para la implementación de la nómina electrónica deberás enviar la siguiente documentación a la DIAN:
a) Documento soporte de nómina electrónica: es el desprendible de pago de nómina en donde se evidencian los valores devengados, deducidos y el valor neto a pagar al empleado o pensionado.
b) Notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica: por medio del cual se realizan modificaciones, ajustes y correcciones al documento soporte.
¿Quienes deben implementar la nómina electrónica? Todas las personas naturales y jurídicas que realizan pagos derivados de una vinculación laboral legal y reglamentaria estarán obligados a desarrollar este mecanismo, así como los empleadores a cargo de pagos a pensionados que requieran soportar y deducir esos conceptos en la declaración del impuesto sobre la renta.
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Según Mario Márquez, gerente de factura electrónica de la DIAN, el objetivo de este mecanismo es que los soportes de todas las transacciones que realiza una compañía permitan que la DIAN pueda ofrecer beneficios a los empresarios, como devoluciones automáticas, declaraciones de renta sugeridas o declaraciones de IVA sugeridas.
Además de mayor transparencia, los colaboradores de tu empresa van a tener acceso a un panorama más amplio respecto a sus liquidaciones, comisiones o auxilios y, a su vez, podrán evitarse el tener que enviar sus desprendibles de pago para comprobar sus ingresos aprovechando la consulta electrónica.
Las siguientes son algunas de las tres ventajas más evidentes:
Ahorro de gastos: los soportes generados en este mecanismo pueden ser visualizados digitalmente, permitiendo ahorrar en gastos como compra de papel, tóner, carpetas, archivadores y demás.
Simplificación de procesos: enviar dicho documento de pago a la DIAN genera de forma automática la representación gráfica del mismo, para ser enviado de forma automática a los empleados.
Soporte para el impuesto de renta y soporte de renta de los empleados: dicha representación gráfica se convertirá en el soporte para los empleados obligados a declarar el impuesto de renta y complementarios. Así mismo, todos los pagos que tu empresa realice por concepto de personal podrán ser soportados ante la DIAN.
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Te listamos a continuación los elementos que no deben faltar en el documento que compone el soporte de pago de nómina electrónica. ¡Toma nota!
✔ La denominación de documento soporte de pago de nómina electrónica, de manera explícita.
✔ Apellidos y nombre(s) o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de la resolución).
✔ Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
✔ Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
✔ Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
✔ Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
✔ Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
✔ El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total deducido de nómina.
✔ Medio de pago, fecha y hora de generación.
✔Firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
✔Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas en caso de tener alguno.
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Obtén aquí algunas recomendaciones.
Aunque los proveedores tecnológicos que ya ofrecen factura electrónica van a tener más experiencia en su ejecución, el proceso de transmisión de nómina electrónica a la DIAN no requiere de un proveedor tecnológico especializado.
En caso de que lo consideres útil, la DIAN pondrá a tu disposición una herramienta gratuita para que las empresas realicen el proceso de envío del documento XML. De igual forma, podrás hacer uso del sistema contable que hasta ahora tienes en tu empresa, así como de los sistemas de operadores PILA (Planilla integrada de Liquidación de Aportes).
El plazo para reportar a la DIAN el soporte de pago de la nómina electrónica son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, este tiempo está establecido en el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021.
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Si por el contrario, prefieres habilitar la nómina electrónica en tu negocio con la ayuda de un aliado tecnológico, aquí encontrarás una lista con algunos de los proveedores de nómina electrónica en Colombia más destacados.
La DIAN indicó que son 93 las empresas avaladas para funcionar como proveedores electrónicos en el país.
Alegra.
Nominapp.
Cadena.
Loggro.
Calendario establecido por la DIAN en la Resolución 0037 del 5 de mayo de 2021.